Publié le 27 September 2026

L’inventaire du mobilier liste chaque meuble et équipement présent dans un logement loué meublé, avec leur état précis. Un modèle gratuit conforme au décret n°2015‑981 existe et se remplit en moins d’une heure. Pour qu’il ait une vraie valeur en cas de litige, chaque page doit être paraphée et l’ensemble signé par le bailleur et le locataire.
En bref:
- L’inventaire du mobilier doit obligatoirement respecter les onze catégories d’équipements imposées par le décret n°2015‑981 pour éviter une requalification en location vide.
- Le modèle gratuit d’inventaire, personnalisable avec marque, année et photos, doit comporter la date, les signatures, la numérotation continue et, idéalement, des détails précis pour garantir sa valeur juridique.
- La méthode d’inventaire professionnelle implique une description précise, des photos datées, et une signature conjointe pour limiter les litiges lors de la restitution.
- En cas de refus de signature, un huissier peut intervenir, mais la plupart des désaccords se résolvent par la reprise des points de désaccord un par un, poste par poste.
- La conservation des documents doit couvrir la durée du bail plus cinq ans, en privilégiant un stockage numérique sécurisé au format PDF/A pour assurer la pérennité de la preuve.
La loi du 6 juillet 1989 encadre les rapports locatifs, mais c’est le décret n°2015‑981 du 31 juillet 2015 qui fixe la liste des équipements minimaux à fournir pour qu’un logement soit légalement qualifié de meublé. Sans cette liste respectée, un bailleur risque une requalification en location vide, avec des conséquences fiscales et juridiques lourdes, notamment sur le régime LMNP.
Le décret impose onze catégories d’équipements :
Conseil de pro : Ne vous contentez pas de cocher la case « présent ». Un frigo sans compartiment congélateur ou une literie sans couverture ne remplit pas l’obligation légale, même si l’objet existe physiquement dans la pièce.
Un inventaire incomplet ou vague expose le propriétaire à une contestation du caractère meublé du bail, ce qui peut faire basculer le contrat vers les règles plus protectrices de la location vide, avec un préavis locataire allongé et un formalisme de résiliation différent.
Un modèle prêt à remplir, au format PDF ou Word, se trouve dans notre guide complet sur l’état des lieux, avec une trame qui reprend les onze catégories du décret pièce par pièce. Le fichier reste modifiable pour s’adapter à la surface et à la configuration du logement.
Pour que le document garde sa valeur devant un juge en cas de désaccord, certaines mentions ne doivent jamais manquer :
Au delà du strict minimum légal, ajoutez trois champs qui font toute la différence en cas de litige : la marque et le modèle de chaque équipement, l’année d’achat approximative, et une référence de photo associée à chaque ligne. Notre article sur les documents obligatoires en location détaille les mentions qui donnent réellement force probante à ce type de document.
Un inventaire bâclé coûte cher, littéralement, le jour de la restitution des clés. La méthode qui limite les litiges tient en cinq étapes.
Une fois l’inventaire d’entrée signé, le locataire dispose encore de marges de correction. Le délai légal est de dix jours pour signaler une erreur sur les éléments généraux, et d’un mois pour les éléments de chauffage constatés en dehors de la période de chauffe.
Que faire quand une partie refuse purement et simplement de signer ? La loi prévoit que l’état des lieux soit établi à l’amiable et de façon contradictoire. En cas de blocage, un huissier de justice peut être mandaté, et les frais de cette intervention se partagent alors à parts égales entre le bailleur et le locataire, selon un tarif plafonné par décret. Cette solution reste rare en pratique : la plupart des refus se règlent en reprenant simplement les points de désaccord un par un, poste par poste.

Les deux documents se complètent mais ne se confondent pas. L’inventaire liste et décrit chaque meuble, chaque équipement, avec sa marque et son état. L’état des lieux, lui, décrit l’état général du logement en tant que bâti : murs, sols, installations électriques, plomberie.
Un point juridique mérite d’être connu : en l’absence d’état des lieux d’entrée, la loi présume que le locataire a reçu le logement en bon état. C’est au bailleur de prouver le contraire en cas de dégradation constatée au départ, ce qui inverse complètement la charge de la preuve.
Une photo prise sans date ni contexte ne prouve rien devant un juge. Prenez systématiquement un plan large de la pièce, puis un gros plan sur chaque défaut, en incluant un repère visuel comme un mètre ruban ou un objet du quotidien pour donner l’échelle. Nommez chaque fichier avec la date et la pièce concernée, par exemple « 2026‑03‑14_chambre1_armoire ».
Côté description écrite, évitez les formulations passe‑partout : la mention « bon état » est fréquemment écartée en cas de contentieux, faute de précision. Mieux vaut noter la localisation exacte du défaut, sa taille approximative et, quand c’est pertinent, la marque et l’année d’acquisition de l’objet concerné.
La grille de vétusté rend service aux deux parties : elle fixe des durées de vie théoriques et des coefficients d’abattement par type de matériau, ce qui distingue l’usure normale d’un objet vieux de huit ans d’une dégradation réelle imputable au locataire. Sans cette grille, certains bailleurs retiennent des sommes disproportionnées sur le dépôt de garantie pour une simple usure liée au temps.
Conseil de pro : Glissez systématiquement un repère de taille (pièce de monnaie, mètre pliant) dans le cadre de la photo. Sans échelle visuelle, une rayure de 2 cm et une fissure de 20 cm peuvent sembler identiques sur un cliché.

Conservez le contrat de bail et l’inventaire pendant toute la durée de la location, puis cinq années supplémentaires après le départ du locataire, un délai qui correspond aux durées de prescription les plus courantes pour ce type de litige selon les recommandations officielles sur la conservation des documents.
Côté finances, la règle est simple : un état des lieux réalisé directement entre bailleur et locataire ne coûte rien. Si l’une des parties fait appel à un professionnel, des frais s’appliquent, avec un plafond de facturation au locataire fixé à un montant modéré par mètre carré pour certaines prestations.
Pour l’archivage, privilégiez le format PDF/A plutôt qu’un simple PDF classique, associé à une sauvegarde chiffrée sur un support distinct de votre ordinateur principal. Cette précaution protège vos preuves en cas de panne matérielle, un scénario plus fréquent qu’on ne l’imagine au moment où on en a justement besoin.
Un fichier papier qui traîne dans un tiroir ne sert à personne le jour où un litige éclate trois ans plus tard. Centraliser photos, dates et descriptions dans un espace numérique change concrètement la donne : recherche instantanée par bien ou par locataire, horodatage automatique, accès partagé entre plusieurs personnes si vous gérez le bien à distance ou en famille.
La limite existe malgré tout. Certaines procédures judiciaires réclament encore une version imprimée et signée à la main, pas seulement un fichier numérique. La bonne pratique consiste donc à numériser pour l’organisation quotidienne, tout en gardant la capacité de produire un export PDF signé et daté quand la situation l’exige. Un outil de gestion locative bien pensé sert justement de pont entre ces deux mondes plutôt que de forcer un choix entre l’un ou l’autre.
— Aimen
Un modèle papier ou un fichier Excel isolé fonctionne pour un seul bien. Pour un propriétaire qui gère plusieurs logements meublés, chaque justificatif dispersé devient un risque le jour d’une déclaration fiscale ou d’un litige locatif. Tomappart centralise inventaires, photos datées et documents locatifs dans un espace unique, avec un stockage illimité et une catégorisation automatique des pièces justificatives grâce à l’intelligence artificielle.

La plateforme génère et archive vos états et quittances au format PDF, synchronise vos comptes bancaires pour catégoriser chaque transaction, et suit vos échéances de bail comme vos indicateurs de rentabilité, un vrai gain de temps face à la tenue de fichiers séparés pour chaque bien. Que vous gériez un studio en LMNP ou un portefeuille via une SCI, l’ensemble reste accessible depuis un tableau de bord unique. Consultez les fonctionnalités de gestion locative ou passez directement à la grille tarifaire, avec un abonnement à partir de 15,99 € par mois pour un nombre illimité de biens et de locataires.
Pour aller plus loin que ce guide, consultez directement les textes qui fondent chacune des règles évoquées. Le décret n°2015‑981 reste la référence légale sur la liste des équipements obligatoires, tandis que les fiches pratiques de l’ANIL sur l’état des lieux détaillent les usages concrets en cas de désaccord entre bailleur et locataire.
Pour organiser le nettoyage et la remise en état entre deux locataires, la checklist ménage pièce par pièce proposée par un spécialiste de l’entretien locatif complète utilement la méthode d’inventaire décrite plus haut.
Oui, l’inventaire n’est pas facultatif : il découle directement de l’obligation de fournir les onze équipements listés par le décret n°2015‑981. Sans lui, le bailleur ne peut pas prouver que le logement respecte les critères légaux du meublé.
Un modèle prêt à remplir, structuré selon les onze catégories réglementaires, est disponible dans notre guide sur l’état des lieux. Il suffit de le personnaliser avec la marque, l’année et l’état de chaque équipement avant signature.
Le document doit d’abord être établi à l’amiable entre les deux parties. En cas de blocage persistant, un huissier de justice peut intervenir, et les frais se partagent alors à parts égales entre bailleur et locataire.
La bonne pratique consiste à garder ces documents pendant toute la durée du contrat de location, puis cinq années supplémentaires après le départ du locataire. Un archivage numérique au format PDF/A avec sauvegarde chiffrée sécurise cette conservation.
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